O gerenciamento de estoque é uma abordagem sistemática para suprir, armazenar e vender estoque – tanto matérias-primas (componentes) quanto produtos acabados (produtos).

Em termos de negócios, gerenciamento de estoque significa o estoque certo, nos níveis certos, no lugar certo, na hora certa, pelo custo e preço certos.

Empreendedores, fundadores e marcas independentes agora vivem em um mundo de comércio nativo, onde empresas de pequeno a médio porte competem contra conglomerados globais.

Reunimos este guia definitivo para gerenciamento de inventário para nivelar o campo de atuação e ajudá-lo a expandir sua marca com velocidade, escalabilidade e idéias inteligentes. Você encontrará tudo o que precisa, desde os fundamentos do controle de inventário até as melhores práticas e fórmulas, até os processos avançados de automação.

Definição de gerenciamento de inventário

Como parte de sua cadeia de suprimentos, o gerenciamento de inventário inclui aspectos como controle e supervisão de compras – tanto de fornecedores quanto de clientes – mantendo o armazenamento de estoque, controlando a quantidade de produto à venda e o atendimento de pedidos.

Naturalmente, o significado preciso do gerenciamento de inventário da sua empresa variará com base nos tipos de produtos que você vende e nos canais pelos quais os vende. Mas enquanto esses ingredientes básicos estiverem presentes, você terá uma base sólida para se basear.

As pequenas e médias empresas costumam usar o Excel, o Google Sheets ou outras ferramentas manuais para acompanhar os bancos de dados de inventário e tomar decisões sobre pedidos.

No entanto, saber quando reordenar, quanto pedir, onde armazenar o estoque etc. pode rapidamente se tornar um processo complicado. Como resultado, muitas empresas em crescimento passam para um aplicativo, software ou sistema de gerenciamento de inventário com recursos além de fórmulas e bancos de dados manuais.

Com esses sistemas, os procedimentos de gerenciamento de inventário vão além da reordenação básica e do monitoramento de estoques, abrangendo tudo, desde a produção de ponta a ponta e o gerenciamento de negócios, passando pelo lead time e previsão de demanda até métricas, relatórios e até contabilidade.

O que é gerenciamento de inventário?

Gerenciamento de estoque de varejo

Varejo é o termo mais abrangente para descrever as vendas entre empresas (B2C). Existem essencialmente dois tipos de varejo separados por como e onde a venda ocorre.

  • Primeiro, varejo online (comércio eletrônico), onde a compra ocorre digitalmente.
  • Segundo, varejo offline , onde a compra é física através de uma loja física ou de um vendedor.

O atacado , por outro lado, refere-se à venda de empresa para empresa (B2B). Conhecer as diferenças e as melhores práticas de varejo e atacado é fundamental para o sucesso.

A maioria das empresas mantém estoque em vários canais e em vários locais. A diversidade do gerenciamento de inventário de varejo aumenta sua complexidade e destaca sua importância para a sua marca.

Importância da gestão de inventário

Para qualquer empresa baseada em bens, o valor do estoque não pode ser exagerado, e é por isso que o gerenciamento de estoque beneficia sua eficiência e longevidade operacional.

De pequenas e médias empresas a empresas que já usam o ERP ( Enterprise Resource Planning ), sem uma abordagem inteligente, você enfrentará um exército de desafios, incluindo custos estourados, perda de lucros, mau atendimento ao cliente e até falhas definitivas.

Do ponto de vista do produto, a importância do gerenciamento de inventário está na compreensão de qual estoque você tem em mãos, onde está seu (s) armazém (s) e como ele entra e sai.

A visibilidade clara ajuda você a:

  • Reduzir custos
  • Otimizar cumprimento
  • Fornecer um melhor atendimento ao cliente
  • Evitar a perda de roubo, deterioração e devoluções

Em um contexto mais amplo, o gerenciamento de inventário também fornece informações sobre sua situação financeira, comportamentos e preferências do cliente, oportunidades de produtos e negócios, tendências futuras e muito mais.

Tipos de gerenciamento de inventário

Normalmente, os tipos de inventário podem ser agrupados em quatro categorias: (1) matérias-primas, (2) obras em processo, (3) produtos acabados e (4) produtos de manutenção, reparo e operações (MRO).

  1. Matérias-primas são quaisquer itens usados ​​para fabricar componentes ou produtos acabados. Podem ser itens produzidos diretamente por sua empresa ou adquiridos de um fornecedor. Por exemplo, uma empresa de fabricação de velas poderia comprar matérias-primas como cera, mechas e fitas decorativas.
  2. O estoque de obras em andamento refere-se a itens inacabados que passam pela produção, mas ainda não estão prontos para venda. No caso de uma empresa de fabricação de velas, o estoque em andamento pode ser velas que secam e não são embaladas.
  3. Os produtos acabados são produtos que concluíram o processo de produção e estão prontos para serem vendidos: as próprias velas.
  4. Os bens de manutenção, reparo e operações (MRO) são itens usados ​​para apoiar e facilitar a produção de produtos acabados. Esses itens geralmente são consumidos como resultado do processo de produção, mas não fazem parte direta do produto acabado. Por exemplo, moldes descartáveis ​​usados ​​para fabricar velas seriam considerados inventário de MRO.

Como você verá abaixo, existem outros termos como “dissociar o inventário” e “inventário de pipeline” usados ​​para descrever os tipos de estoque com base em seu objetivo e uso teóricos. No entanto, o inventário físico quase sempre cai em uma das quatro categorias acima.

SKU: blocos organizacionais

As unidades de manutenção de estoque – comumente conhecidas como SKUs – são códigos de produto que você e outras pessoas usam para pesquisar e identificar o estoque disponível em listas, faturas ou formulários de pedidos.

A configuração de um sistema fácil de entender para SKUs é importante porque é a principal maneira de identificar e diferenciar variantes de produtos; isso inclui monitoramento …

  • Disponibilidade de estoque
  • Localizações e tipos de produtos
  • Taxas de venda, margens, lucratividade ou falta delas
  • Encolhimento do estoque devido a roubo, deterioração ou outra perda

Atenha-se a um sistema alfanumérico para seus SKUs e evite acentos e símbolos que possam causar problemas de formatação no Excel ou em outro local. Lembre-se de que quanto mais estoque você tiver, mais difícil será voltar e desenvolver um sistema de nomes; portanto, é melhor escolher um assim que você começar a guardá-lo.

Programa de gerenciamento de inventário

Antes de explorar estratégias, técnicas e processos , vamos dar uma olhada em alguns dos princípios básicos de gerenciamento de inventário para iniciantes : a terminologia e as fórmulas necessárias.

Termos de gerenciamento de inventário

Leitor de códigos de barra
Dispositivos físicos usados ​​para fazer check-in e check-out de itens de estoque em centros de atendimento internos e em armazéns de terceiros.
Pacotes
Grupos de produtos vendidos como um único produto: vendendo uma câmera, lente e bolsa como um SKU.
Custo dos produtos vendidos (CPV)
Custos diretos associados à produção, juntamente com os custos de armazenamento desses bens.
Deadstock
Itens que nunca foram vendidos ou usados ​​por um cliente (geralmente porque estão desatualizados de alguma forma).
Desacoplar inventário
Também conhecido como estoque de segurança ou dissociação; refere-se ao inventário reservado como uma rede de segurança para mitigar o risco de uma interrupção completa da produção se um ou mais componentes estiverem indisponíveis.
Quantidade econômica da ordem (EOQ)
EOQ refere-se a quanto você deve reordenar, levando em consideração a demanda e os custos de manutenção de estoque.
Custos de manutenção
Também conhecido como custo de transporte; os custos incorridos pela sua empresa para armazenar e manter o estoque em um armazém até que seja vendido ao cliente.
Custos no destino
Esses são os custos de remessa, armazenamento, taxas de importação, impostos, taxas e outras despesas associadas ao transporte e compra de estoque.
Tempo de espera
O tempo que um fornecedor leva para entregar as mercadorias depois que um pedido é feito, juntamente com o prazo para as necessidades de reordenação de uma empresa.
Atendimento de pedidos
O ciclo de vida completo de um pedido, do ponto de venda ao pick-and-pack, do envio à entrega do cliente.
Gerenciamento de pedidos
Mecanismos de back-end ou “back-office” que governam o recebimento de pedidos, o processamento de pagamentos, bem como o atendimento, rastreamento e comunicação com os clientes.
Pedido (PO)
Documento comercial (B2B) entre um fornecedor e um comprador que descreve tipos, quantidades e preços acordados para produtos ou serviços.
Inventário de pipeline
Qualquer inventário que esteja no “pipeline” da cadeia de suprimentos de uma empresa – por exemplo, em produção ou remessa – mas ainda não tenha atingido seu destino final.
Ponto de reabastecimento
Defina cotas de inventário que determinem quando a reordenação deve ocorrer, levando em consideração a demanda atual e futura, bem como os prazos de entrega.
Estoque de segurança
Também conhecido como estoque de buffer; inventário mantido em uma reserva para evitar escassez.
Pedido de venda
O documento transacional enviado aos clientes após a compra, mas antes que um pedido seja atendido.
Unidade de manutenção de estoque (SKU)
Código de rastreamento exclusivo (alfanumérico) atribuído a cada um de seus produtos, indicando estilo, tamanho, cor e outros atributos.
Logística de terceiros (3PL)
A logística de terceiros refere-se ao uso de um provedor externo para lidar com parte ou toda a sua armazenagem, atendimento, expedição ou qualquer outra operação relacionada ao estoque. A logística de quarta parte (4PL) vai além, gerenciando recursos, tecnologia, infraestrutura e soluções de cadeia de suprimentos em larga escala para empresas.
Variante
Versão exclusiva de um produto, como uma cor ou tamanho específico.

Fórmulas de gerenciamento de inventário

Se você é novo no inventário, provavelmente encontrará muitas fórmulas que podem parecer confusas no início. No entanto, com um pouco de lição de casa, essas fórmulas podem ser muito úteis para manter os níveis de estoque otimizados.

Aqui está uma visão geral de algumas das fórmulas de inventário mais comuns…

  1. Fórmula da quantidade da ordem econômica (EOQ)
  2. Fórmula de dias pendentes de estoque (DIO)
  3. Fórmula de ponto de reabastecimento
  4. Fórmula de estoque de segurança

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1. Fórmula da quantidade da ordem econômica (EOQ)

Seu EOQ é o número ideal de produtos que você deve comprar para minimizar o custo total de pedidos ou manutenção de estoque. Descobrir seu EOQ pode economizar uma quantia significativa de dinheiro.

EOQ = √(2DK / H), ou a raiz quadrada de (2 x D x K / H)

Onde:

D = Custos de instalação (por pedido, geralmente incluem transporte e manuseio)
K = Taxa de demanda (quantidade vendida por ano)
H = Custos de manutenção (por ano, por unidade)

EOQ_formulaParece complicado, não é?

2. Dias de estoque pendente (DIO)

Dias de estoque pendente (DIO), também conhecido como dias de vendas de estoque (DSI), refere-se ao número de dias que o inventário leva para se transformar em vendas. Os dias médios de estoque pendentes variam de setor para setor, mas geralmente é preferível uma DIO menor.

cálculo de dio

Determinar se o seu DIO é alto ou baixo depende da média do seu setor, modelo de negócios, tipos de produtos que você vende etc.

3. Fórmula do ponto de reabastecimento

fórmula do ponto de reabastecimento responde à pergunta antiga: quando é o momento certo para pedir mais material?

O cálculo do seu ponto de reabastecimento leva três etapas:

  1. Determine sua demanda de lead time em dias
  2. Calcule seu estoque de segurança em dias
  3. Resuma sua demanda de lead time e seu estoque de segurança

formula-3

Para tornar isso prático, desenvolvemos uma ferramenta que permitirá que você saiba exatamente quando é hora de fazer um pedido de uma nova remessa de produtos.

4. Fórmula de estoque de segurança

Como mencionamos anteriormente, o estoque de segurança atua como um amortecedor de emergência que você pode abrir quando parecer que está prestes a se esgotar. Você deseja ter estoque de segurança suficiente para atender à demanda, mas não tanto que o aumento dos custos de transporte acabe prejudicando suas finanças.

Embora isso pareça senso comum, o truque é decidir quanto estoque de segurança transportar:

  1. Multiplique seu uso diário máximo pelo prazo máximo de entrega em dias
  2. Multiplique seu uso diário médio pelo tempo médio de entrega em dias
  3. Calcule a diferença entre os dois para determinar seu estoque de segurança