7 dicas poderosas para reuniões online altamente produtivas

• Todas as reuniões de negócios são essenciais, incluindo reuniões remotas com sua equipe. Mantenha as reuniões estruturadas para evitar atrasos na produtividade.
• Planeje quebra-gelos e exercícios de formação de equipes antes do início da reunião, como uma maneira de manter todos os participantes envolvidos e quebrar parte do constrangimento de se conectar on-line.
• Faça anotações e permaneça presente durante toda a reunião online. A multitarefa mostra que você não valoriza o tempo dos participantes.

As reuniões de negócios são parte integrante da programação diária de qualquer organização. De acordo com a Harvard Business Review, os tomadores de decisão seniores passam quase 65% de seu tempo se  reunindo com diferentes chefes funcionais para obter atualizações sobre o progresso do trabalho. Mas qualquer pessoa que tenha trabalhado em uma configuração corporativa sabe que as reuniões de negócios também podem consumir muito tempo desnecessário.

Isso é particularmente verdadeiro se você estiver realizando uma reunião online e os participantes estiverem em locais diferentes. Apesar dos avanços na comunicação e na tecnologia, ainda é um desafio realizar reuniões online eficazes, porque os participantes podem enfrentar problemas de conectividade e atrasos na comunicação. Eles também podem enfrentar problemas ao manter a discussão de maneira estruturada, e várias pessoas podem começar a falar ao mesmo tempo.

Idéias sobre como tornar uma reunião online divertida

Antes de planejar uma reunião online, pense em maneiras de manter seus funcionários remotos envolvidos. Ouvir um gerente lido em um cartão de sugestão não estimulará a energia necessária para revigorar sua equipe. Estas são algumas maneiras possíveis e divertidas de animar uma reunião online:

• Faça apresentações. Vá pela sala de reuniões virtual e peça a todos que se apresentem. Isso funciona como um quebra-gelo e define o tom para todos que contribuem para a chamada.
• Introduzir quebra-cabeças. Comece com um exercício de formação de equipe antes de entrar no ponto da reunião. Faça um concurso sobre quem pode construir o objeto mais criativo com peças de Lego ou defina o tempo para a equipe terminar um quebra-cabeça. Um teste interativo engraçado também pode quebrar o gelo entre os participantes de reuniões online.
• Jogar um jogo de adivinhação. Outro quebra-gelo é jogar um jogo I Spy antes do início da sua reunião online. Peça a cada participante para descrever um item exclusivo em sua área de trabalho remota e peça aos membros da equipe que adivinhem o objeto.

Porém, com o aumento do emprego remoto, até as empresas convencionais terão um aumento nas reuniões online nos próximos anos. Para ajudá-lo a realizar reuniões online mais produtivas, aqui estão sete dicas que podem ser implementadas imediatamente.

1. Tenha uma agenda clara e bem comunicada.

Uma reunião com um objetivo vago muitas vezes leva a confusão e muito tempo perdido. Nunca realize uma reunião on-line sem uma agenda clara. Para facilitar as coisas para todos, prepare uma agenda formal com todas as principais questões a serem discutidas na reunião e classifique-as de acordo com suas necessidades de negócios. Mencione também claramente qual o papel que você espera de cada participante da reunião. Envie esta agenda pelo menos 24 horas antes da reunião e busque reconhecimento de todos os participantes. Além disso, defina lembretes de reunião automatizados usando o Google Agenda .

2. Nomeie um moderador da reunião.

É quase certo que uma reunião sem um moderador saia da pista. Ao nomear um moderador, você concede a essa pessoa a autoridade para controlar os procedimentos. Ninguém pode falar sem a permissão do moderador, e é o moderador que mantém todos focados no tópico. Isso é particularmente importante em reuniões on-line, pois há uma grande chance de falta de comunicação devido a problemas de conectividade com a Internet e qualidade de áudio ou vídeo.

3. Prepare seu sistema com antecedência.

Peça a todos os participantes para reiniciarem seus computadores pelo menos 20 minutos antes do início da reunião. Verifique se a câmera e o microfone estão funcionando e se o software da reunião suporta vários participantes. Para reuniões individuais, você pode optar por um serviço de chamada de vídeo padrão como o Skype . Mas se houver vários participantes, eu recomendaria o uso de um aplicativo especializado como o ClickMeeting , que permite realizar reuniões online com muito mais profissionalismo.

4. Defina limites de tempo.

Limitar o tempo de suas reuniões pode aumentar significativamente sua produtividade e ajudá-lo a extrair muito mais valor no tempo limitado. Por exemplo, você pode definir a duração da reunião como 30 minutos e atribuir 10 minutos a cada um dos pontos da agenda. Dessa forma, os participantes permanecerão focados e a reunião não sairá dos trilhos.

5. Minimize as distrações.

Distrações podem facilmente causar falta de comunicação em reuniões online. Para evitá-los, verifique se todos os participantes estão sentados em uma sala fechada e bem iluminada, com um fundo claro. Além disso, é melhor usar fones de ouvido e um microfone de colarinho em vez do microfone do laptop para garantir uma comunicação clara.

6. Conclua com itens de ação claros.

Muitas reuniões corporativas terminam com promessas e garantias vagas dos participantes. É responsabilidade do moderador extrair itens de ação para cada um dos pontos da agenda e obter o reconhecimento de todos os participantes. A regra principal é identificar um item de ação, atribuí-lo a um indivíduo e concordar com um prazo. Sem essas três coisas, nenhum item de ação pode ser rastreado de maneira eficaz.

7. Compartilhe as anotações da reunião.

Após a conclusão da reunião online, envie um resumo de todas as notas da reunião aos participantes. Liste os pontos de ação identificados para cada item da agenda, juntamente com o nome da pessoa responsável por sua entrega. Peça a todos os participantes que reconheçam as anotações da reunião e confirme sua compreensão.

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Realizar reuniões online com pessoas de diferentes locais pode ser difícil de gerenciar. Se você se preparar com antecedência e garantir que suas reuniões sejam bem estruturadas, moderadas e bem comunicadas, as reuniões online podem não apenas se tornar uma plataforma extremamente eficaz para conectar as partes interessadas e os funcionários da sua empresa, mas também podem ajudá-lo a economizar em custos de viagem e comunicação.