Imagine se você contatasse uma empresa para obter suporte e não tivesse ouvido falar dela por alguns dias. Não é uma situação frustrante? Este é um dos cenários comuns que muitos clientes enfrentam quando as empresas não conseguem entender os problemas ao se colocarem no lugar dos clientes.

Depois de uma experiência negativa de serviço, 51% dos clientes nunca mais farão negócios com essa empresa. Portanto, fornecer um serviço excelente é a parte mais importante das estratégias de retenção de clientes . A resposta automática de mensagens é a melhor maneira de manter uma conexão transparente com sua clientela.

Mensagens de resposta automatizadas podem manter os clientes informados com as respostas certas que mostram seu cuidado para com eles. Com aplicativos modernos de Inteligência Artificial (IA), existem novos caminhos para automatizar a comunicação com o cliente e lidar com as solicitações do cliente com mais eficiência.

O que é uma mensagem de resposta automática? 

As mensagens de resposta automatizadas são respostas predefinidas usadas para se comunicar com os clientes em cenários específicos e manter as informações transparentes. Ajuda os clientes a entender o que realmente está acontecendo – se seus agentes estão ocupados, fora do escritório ou em feriados. 

As respostas automáticas ajudam a ficar conectado aos clientes, mesmo se o canal específico não estiver disponível naquele momento. Quando você está fora do escritório ou ocupado, é extremamente útil fornecer mensagens personalizadas, pois isso proporciona satisfação e uma experiência positiva de marca.

6 principais mensagens de resposta automática para empresas (exemplos e práticas recomendadas)

Por que as mensagens de resposta automática são importantes para as empresas?

Mensagens de resposta automatizadas são uma ótima maneira para as empresas atenderem às expectativas de suporte ao cliente de receber uma resposta imediata para suas solicitações de bate-papo ou e-mail. Mensagens de resposta automatizadas capacitam as empresas a:

  • Manter uma comunicação transparente com os clientes e mantê-los informados sobre o gerenciamento de suas dúvidas.
  • Ao configurar mensagens de e-mail automatizadas, as empresas podem ter um envolvimento contínuo com o cliente por meio de canais alternativos.
  • Marcas de valor para o cliente que oferecem respostas imediatas. Com mensagens de resposta automática, as marcas podem reconhecer as solicitações de suporte ao cliente que aumentam a satisfação.

Melhores práticas de criação de mensagens de resposta automática 

As empresas contam com a entrega de excelentes exemplos de mensagens de resposta automatizadas para gerenciar as expectativas dos clientes e fazer com que eles se sintam valorizados. No entanto, é recomendável seguir as idéias-chave para a criação de mensagens profissionais de resposta automática para fornecer comunicação instantânea.

Vamos discutir as melhores práticas de forma abrangente.

1. Defina expectativas claras do cliente 

Um desafio comum enfrentado pelos clientes é o e-mail de resposta automática ou as mensagens de texto carecem de uma especificação sobre o tempo de espera estimado para obter respostas para suas dúvidas.

Aqui estão alguns exemplos comuns de mensagens automatizadas recebidas pelos clientes.

  • “Em breve entraremos em contato com você”.
  • “Obrigado por nos contactar”.
  • “Nosso representante entramos em contato com você o mais rápido possível”.

As mensagens automatizadas acima não parecem seguras, pois o horário não é especificado em termos de horas, dias ou semana. Aqui está um bom exemplo que as empresas podem seguir para fornecer uma comunicação eficaz de atendimento ao cliente .

 

Fornecer um tempo estimado para que os clientes obtenham respostas é a primeira e mais importante prática recomendada a ser seguida pelas empresas. Normalmente, quando os clientes sabem qual é o tempo de espera, eles não ficam muito frustrados. Portanto, definir expectativas claras é crucial para oferecer um serviço excelente.

Ajude seus usuários a saber quando esperar uma resposta. É fácil mostrar aos clientes a disponibilidade de sua equipe e informá-los quando podem obter assistência de sua equipe. Você pode gerenciar suas expectativas definindo o horário de expediente e o tempo de resposta esperado.

 

2. Fornecer formas alternativas de contato com o cliente

As empresas que enviam mensagens de resposta automática precisam garantir que oferecem opções de contato alternativas. As respostas automáticas de e-mail ou mensagens de texto devem mencionar claramente de que forma os clientes podem entrar em contato com a empresa.

Aqui está um exemplo de mensagem de resposta automática que fornece uma opção alternativa de contato por e-mail para ajudar os clientes durante o período de ausência. Assim, ajudando os clientes a não tomar decisões improvisadas e entender o próximo curso da mudança.

As opções alternativas de contato podem ser oferecidas aos clientes:

  • Formulários de contato
  • Número da linha direta
  • Bate-papo ao vivo
  • Endereço de e-mail
  • Seção de suporte

Quando você compartilha informações comerciais transparentes e fornece formas alternativas quando o canal relevante não está disponível, isso oferece uma experiência de serviço agradável.

3. Concentre-se no tom da linguagem

O tom da linguagem é um componente crucial das mensagens de sua marca. Inclui vários aspectos da comunicação, como as palavras usadas, o nível de formalidade. Implementar um bom tom de linguagem permite que as empresas unifiquem a maneira como se comunicam.

Ao criar e-mails de resposta automática, é vital focar no tom e no idioma. Isso significa:

  • Você deve evitar jargões técnicos 
  • Evite vocabulário complexo que cria confusão 
  • Mantenha um tom amigável

Imagine a facilidade que seus clientes sentem ao receber uma mensagem automatizada calorosa e amigável que parece humana. Portanto, quando você cria autoresponders, manter a voz e o estilo da sua marca é muito importante para dar um toque humano.

Você deve prestar muita atenção aos sinais de linguagem negativa ou tendências para soar monótono. Em vez disso, você pode usar um vocabulário simples e diário para transmitir sua mensagem.

4. Dê a opção “e depois” aos clientes 

As mensagens de e-mail automatizadas geram uma taxa de abertura 70,5% maior e uma taxa de cliques 152% maior do que as mensagens de marketing padrão. Informar qual seria a próxima etapa da ação fornece aos clientes informações transparentes.

Se suas mensagens de resposta automática derem aos clientes a imagem “o que vem a seguir” , os clientes sentirão que você, como marca, pode visualizar o problema deles colocando-se no lugar deles. 

 

Reconhecer as mensagens de suporte ao cliente com respostas automáticas bem projetadas os ajuda a saber qual será seu próximo passo para a solicitação que levantaram. Eles têm certeza de que você, como empresa, está analisando o problema e eles obterão a solução em breve.

5. Torne suas mensagens automatizadas atraentes com recursos visuais

Os recursos visuais sempre funcionam, sejam usados ​​em mensagens ou em outro lugar. Na verdade, as comunicações que incluem imagens produzem um envolvimento 650% maior do que as mensagens apenas de texto 

Visuais atraentes chamam a atenção, dão vida às mensagens automáticas e acrescentam um brilho de criatividade e imaginação à sua mensagem.

55% dos criadores de conteúdo B2C dizem que a criação de conteúdo visual agora é a principal prioridade. Aqui estão as principais maneiras de como adicionar recursos visuais aprimora suas mensagens de resposta automática.

  • Incorporando recursos visuais ou imagens GIF às mensagens de resposta automatizadas, você tem uma chance maior de os clientes lerem seus e-mails e preencherem a call-to-action (CTA) desejada.
  • Incluir recursos visuais ou imagens GIF nas mensagens de e-mail automatizadas torna-as interessantes e atraentes para os destinatários. 
  • Os recursos visuais melhoram a descrição das mensagens enviadas aos clientes.

6. Personalize suas mensagens automatizadas

As táticas de marketing das empresas devem se concentrar na personalização da experiência do cliente para tornar cada interação significativa e valiosa. Personalizar suas respostas automatizadas faz com que seus clientes se sintam bem (se você fizer isso da maneira certa) porque ajuda você a dizer algo que é realmente útil e direcionado. 

Simplesmente não há maneira melhor de envolver seus clientes sobre diferentes aspectos de sua marca do que usar um texto automático para mantê-los informados o suficiente.

Personalizar as mensagens de resposta automática ajuda de várias maneiras:

  • Para manter os clientes satisfeitos, pois eles ficam frustrados quando sua experiência não é personalizada. 
  • Mantenha as expectativas do cliente, pois os consumidores máximos esperam serviços personalizados das marcas. 
  • Crie divulgadores da marca, pois os clientes provavelmente se tornarão compradores recorrentes de uma marca que personaliza as interações. 

Exemplos e amostras de mensagens automatizadas (texto, e-mail)

Muitas empresas estão usando mensagens automatizadas para reter seus clientes  e estabelecer bons exemplos a serem seguidos por outras empresas. Usar as mensagens de resposta automática ajuda corretamente a empresa a não tomar decisões improvisadas.

Aqui estão alguns exemplos e modelos de mensagens de resposta automática em vários cenários.

1. Mensagens offline com chat ao vivo

Se os visitantes acessarem seu site após o horário comercial ou durante os feriados e não obtiverem nenhuma resposta, eles podem escapar. Eles podem ser leads de vendas importantes e perdê-los pode impactar seus negócios.

Você pode configurar mensagens de resposta automatizadas para incentivar os clientes a enviar suas dúvidas.

As empresas podem criar mensagens offline no REVE Chat para manter seus clientes informados sobre o horário comercial e orientá-los para obter uma resposta mais rápida.

 

6 principais mensagens de resposta automática para empresas (exemplos e práticas recomendadas)

Na opção de personalização, você pode configurar o formulário pré-chat para criar mensagens offline personalizadas. Você pode mencionar claramente o horário comercial e pedir aos clientes que preencham o formulário com a consulta de vendas ou suporte relevante. Informe-os de que seu representante de suporte entrará em contato com eles o mais rápido possível para resolver o problema.

2. Mensagens de resposta automática para enfileiramento

De acordo com a American Express , “Seis em cada dez clientes acham que as empresas atendem às suas expectativas de serviço”. Os clientes procuram uma resolução mais rápida e confiam nas expectativas que as empresas definem com o tempo de fila para avaliar a qualidade do serviço.

Quando os clientes recebem mensagens automatizadas, eles têm expectativas sobre a duração da espera (em termos de número, por exemplo, 4 minutos ou 4ª posição), que pode melhorar ou prejudicar sua experiência de atendimento ao cliente.

Aqui está um bom exemplo de configuração de uma mensagem de fila quando todos os seus agentes de suporte estão ocupados.

Um de nossos campeões de suporte irá atendê-lo em breve. Você é [número] na fila. Seu tempo de espera será de aproximadamente [minutos]. Obrigada. Nós apreciamos sua paciência.

 

 

REVE Chat oferece o modelo para configurar mensagens de fila personalizadas e espera exata para gerenciar as expectativas dos clientes. Na opção de personalização do painel, você pode gerenciar as conversas do cliente, fornecendo tempo estimado e mensagem.

3. Autoresponders ocupados

Ter uma mensagem automatizada profissional quando você estiver ocupado o suficiente para responder às perguntas dos clientes imediatamente pode definir o tom certo para o seu negócio e informar os clientes quando eles podem esperar receber a resposta.

 

Faz uma diferença positiva quando você cria mensagens de resposta automática que seguem os elementos básicos de mensagens personalizadas seguidas de saudações.

Aqui estão alguns bons exemplos de mensagens automatizadas que as empresas podem seguir:

  • o [nome] bom dia! Todos os nossos agentes de suporte estão ocupados agora. Seu tempo estimado na fila é de 6 minutos. Obrigado por nos contactar. 
  • Ei, [nome] Muito bom dia para você! Lamento que você precise esperar por [hora], pois todos os nossos executivos de suporte estão ocupados. Nós apreciamos sua paciência. Obrigada!

4. Mensagens de resposta automática de ausência

Fora do escritório (OOO), as mensagens podem ser uma ferramenta incrível para impulsionar o seu sucesso. Uma mensagem de boa distância permite que você diga a seus clientes que está ausente e os incentiva a entrar no funil de vendas com mais facilidade. O uso de mensagens automatizadas durante feriados ou conferências pode criar conexões sociais com os destinatários.

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Alguns exemplos de respostas automáticas fora do escritório:

  • Olá! Vou ficar fora do escritório até [data]. Se você precisar de algo antes disso, entre em contato com [colega] em [e-mail] ou [número de telefone] para receber assistência.
  • Olá! Obrigado pelo seu email. Estou fora do escritório agora, mas retorno o mais rápido possível. Você pode esperar uma resposta no máximo [dia]. Para qualquer coisa que você precisar imediatamente, você pode entrar em contato com [opção de contato alternativa].

 

Configurar mensagens de ausência elimina as suposições feitas pelos clientes quando uma resposta não retorna imediatamente.

Benefícios do uso de mensagens automatizadas personalizadas fora do escritório:

  • O compartilhamento de informações comerciais específicas dá a você a oportunidade de aprofundar seu relacionamento com seus clientes.
  • Oferecer mensagens precisas oferece informações transparentes e reduz o risco de confusão.
  • Um bom autoresponder pode direcionar os visitantes para o site da sua empresa se eles precisarem de ajuda imediata.

Considerações finais

Cada interação com o cliente é importante para mostrar a personalidade da sua marca e as mensagens de resposta automática não são diferentes. Portanto, você precisa fazer o uso correto de todas as oportunidades e convertê-las em uma boa experiência. As mensagens de resposta automatizadas ajudam você a fornecer uma ótima experiência ao cliente e também definem as expectativas certas.