Respostas imediatas podem ser a diferença entre ganhar e perder clientes. O cenário a seguir parece familiar?

Você vai passar o dia acertando os detalhes finais do projeto ⚙️ para a nova casa de um cliente e verificando outra construção em andamento 🔨Você não tem a chance de verificar seu e-mail até quase 18h. Quando o faz, você descobre que alguém entrou em contato com uma pergunta sobre como agendar uma consultoria de design Ao responder, você descobre que ele reservou uma consulta com seu concorrente porque não recebeu uma resposta sua com a rapidez necessária. 🕕 🙋 ☎️🤝 😓

Você não precisa perder negócios dessa forma. Você pode não ser capaz de responder imediatamente, mas o Sistema de CRM Gestão e Relacionamento com o Cliente (Customer Relationship Management) pode, com mensagens de texto e e-mails personalizados para qualquer situação e prontos para qualquer lead que entre em contato com você por telefone, e-mail ou envio de formulário.

30 exemplos de mensagens de resposta automática que as empresas podem usar em (quase) todas as ocasiões

Benefícios da resposta automática

30 exemplos de mensagens de resposta automática que as empresas podem usar em (quase) todas as ocasiões

Principais vantagens das mensagens de resposta automática.

Responder pessoalmente a todas as comunicações pode parecer a melhor maneira de ganhar negócios, mas a realidade é que as respostas automáticas oferecem a você e aos seus leads muitas vantagens . Além de permitir que você responda prontamente, as respostas automáticas permitem que você faça o seguinte:

✔️ Forneça Tranquilidade

As pessoas que entram em contato com sua empresa esperam um retorno seu rapidamente. Freqüentemente, eles esperam receber uma mensagem sua no mesmo dia útil.

Se você demorar muito para responder, eles provavelmente presumirão que você não está interessado nas necessidades deles. Eles podem passar para o seu concorrente. Você terá perdido sua confiança e seus negócios.

As mensagens de resposta automática evitam esses mal-entendidos, oferecendo respostas imediatas que informam às pessoas quando você poderá respondê-las.

Quando recebem respostas automáticas rápidas e úteis, as pessoas se sentem notadas, cuidadas e importantes . Isso os ajuda a manter uma visão positiva do seu negócio.

✔️ Forneça mais orientações

Você também pode usar a resposta automática para oferecer recursos adicionais e comunicar informações críticas a pessoas dentro e fora de sua organização.

Fornecer mais orientações dessa forma mantém as pessoas envolvidas com sua empresa até que você possa respondê-las pessoalmente.

Aqui estão alguns exemplos de informações úteis que você pode incluir em um texto de resposta automática ou e-mail:

  • Avisar aos clientes quando um técnico estiver a caminho
  • Solicitando uma revisão após um trabalho concluído
  • Fornecer informações de contato para alguém que está disponível para falar com eles imediatamente
  • Direcionar clientes e leads para informações on-line que podem ser úteis
  • Promoção de próximos eventos
✔️ Dar um tempo

Não importa o quão comprometido você esteja com seu negócio e seus clientes, você nem sempre pode estar disponível para responder às mensagens. Você precisa de uma folga e precisa de tempo para se dedicar a outros aspectos do seu trabalho.

Respostas automáticas tornam esse tempo longe possível. Você pode cuidar de assuntos fora do escritório, tirar férias ou até mesmo passar a noite em casa, ao mesmo tempo que fornece aos colegas, clientes e clientes potenciais as informações de que precisam até você retornar.

Princípios da Resposta Automática

30 exemplos de mensagens de resposta automática que as empresas podem usar em (quase) todas as ocasiões

As melhores respostas automáticas incluem certos elementos que permitem uma comunicação clara, profissional e útil . Aqui estão os princípios mais importantes a serem seguidos ao redigir uma resposta automática.

Plano

Crie suas respostas automáticas com antecedência para que você tenha tempo de elaborá-las da maneira que deseja, antes de precisar enviá-las.

Revisar

Certifique-se de que sua resposta automática esteja livre de erros ortográficos e gramaticais, adote um tom amigável e profissional e seja fácil de entender.

Incluir datas claras

Ao comunicar datas, use informações específicas que não possam ser mal interpretadas. por exemplo. ‘Out-8 ′ em vez de ’10 -08’.

Dê um cronograma

Use sua resposta automática para dizer ao seu líder, cliente ou colega quando eles podem esperar uma resposta sua.

Incluir Outros Contatos

Inclua informações de contato das pessoas que seu colega, líder ou cliente pode contatar enquanto você estiver indisponível.

Incluir Links Relevantes

Adicione todos os links que serão úteis para as pessoas que entrarem em contato com você.

Incluir informações de contato de emergência

Você também pode incluir uma maneira de as pessoas entrarem em contato com você em caso de emergência.

Cenários de resposta automática + exemplos

Para começar, aqui estão 15 cenários, com exemplos, em que as respostas automáticas podem ajudar. Você pode usar esses exemplos como estão, personalizá-los para seu negócio e setor ou usá-los como inspiração para suas próprias mensagens de resposta automática.

 

Resposta Automática Genérica

A resposta automática genérica é uma mensagem que você envia para garantir a um contato que recebeu a mensagem e entrará em contato em breve. Você pode incluir seu horário de funcionamento, incluir um link para obter mais informações ou fornecer um prazo para sua resposta.

Obrigado por entrar em contato com {Business Name}. Recebemos sua mensagem e entraremos em contato com {Time Frame}.

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Obrigado por nos contatar! Entraremos em contato em breve, mas você também pode encontrar respostas para algumas de suas perguntas em nossa página de perguntas frequentes em {link}.

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Estamos ansiosos para servi-lo! Entraremos em contato com você assim que possível, dentro de nosso horário comercial {Horário}, mas o mais tardar em 24 horas a partir de agora.

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Obrigado por nos contactar aqui em {Business Name}. Nós entraremos em contato em breve. Estamos ansiosos para servi-lo.

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Olá! Gostaríamos apenas de informar que recebemos sua mensagem e entraremos em contato antes do fechamento de nossos escritórios, às {Horário de fechamento}.

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Ficamos felizes em receber seu e-mail. Assistir você é nossa prioridade, e é por isso que um membro de nossa equipe de suporte entrará em contato antes do final do negócio hoje.

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Obrigado por perguntar sobre {listagem ou produto}. Entraremos em contato em menos de uma hora para responder a quaisquer perguntas que você tenha. Sinta-se à vontade para verificar {listagens ou produtos} semelhantes aqui {Link}.

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Lamentamos ver que sua experiência conosco tem sido menos do que satisfatória. Gostaríamos da oportunidade de consertar as coisas. Nossa equipe analisará sua reclamação e entrará em contato com você nas próximas 24 horas. Enquanto isso, aproveite este cupom de 10% de desconto.

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Obrigado pela visita

Este exemplo de resposta automática é uma oportunidade de agradecer a um visitante do site por parar em seu site. Você também pode usar essa mensagem para incentivá-los a voltar e aprender mais ou comprar de sua empresa.

Obrigado por nos contactar através do website. Mal podemos esperar para mostrar tudo o que temos a oferecer. Um membro de nossa equipe entrará em contato em breve, mas aproveite a oportunidade para saber mais sobre nós aqui: {Link}.

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Obrigado por visitar o nosso site. Estamos tristes em ver você partir. Em sua próxima visita, aproveite este cupom de 20% de desconto para qualquer coisa em nosso estoque.

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Chamada Perdida

Se você não puder atender uma chamada quando ela for recebida, você ainda poderá responder automaticamente com Sistema de CRM Gestão e Relacionamento com o Cliente (Customer Relationship Management). Use uma resposta separada para pessoas que já estão em sua lista de contatos e para novos chamadores.

Exemplo de contato existente
Olá, [Nome do cliente]! É {seu nome}. Lamento ter perdido sua ligação. Eu entrarei em contato com você o mais rápido possível. Você também pode agendar um compromisso online aqui {Link} se for mais fácil para você. Estou ansioso para falar com você!

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Exemplo de novo chamador
Olá, sou {seu nome} de {sua empresa}. Lamento não ter atendido sua ligação, mas entrarei em contato com você no final do dia útil. Você também pode agendar um horário aqui {Link} ou visitar nosso site para obter mais informações aqui {Link}. Obrigada!

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Boas-vindas a novos clientes

Quando um de seus leads se converte em um cliente pagante, é hora de mostrar a ele sua gratidão e tornar a transição o mais fácil possível.

Quando você não consegue se comunicar com novos clientes imediatamente, pode usar as respostas automáticas. Aqui estão alguns exemplos de mensagens de boas-vindas automatizadas que farão com que os novos clientes se sintam em casa.

Obrigado por sua compra recente! Lembre-se de que estamos aqui para responder a quaisquer perguntas que você tenha ao usar seu novo produto. Basta entrar em contato conosco aqui {Informações de contato}.

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Bem-vindo à {empresa}! Como um de nós, você pode desfrutar de alguns benefícios muito doces. Confira aqui {Link} e não se esqueça de se gabar um pouco nas redes sociais. Use nossa hashtag {Hashtag}.

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Obrigado pelo seu interesse em trabalhar com {Business}. {Contact Name} entrará em contato até o final do negócio hoje para agendar um horário para discutir as oportunidades incríveis que uma parceria pode apresentar!

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Serviço de manutenção

Use respostas automáticas para manter uma comunicação próxima com os clientes que precisam de serviços de manutenção de sua empresa. Informe-os de que recebeu o pedido de ajuda, defina um prazo para a reparação e alerte-os quando um técnico estiver a caminho.

Obrigado por sua solicitação de serviço. Abrimos um tíquete em seu nome e um de nossos técnicos entrará em contato com você em uma hora.

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Gostaríamos de informá-lo de que estamos enfrentando alguns problemas de serviço devido à manutenção programada. Prevemos estar de volta ao normal amanhã ao meio-dia.

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Boas notícias! Nosso técnico {Nome} está a caminho para você e estará lá em uma hora. Ligue para {Contact} se tiver dúvidas ou preocupações.

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Muitas mensagens

Principais tendências de marca que as empresas devem seguir em 2020

Se você esteve ausente e voltou a centenas de mensagens, ou se aquela iniciativa de mídia social se tornou viral, você pode acabar com mais mensagens do que você pode lidar imediatamente. Use a resposta automática para ficar em contato com as pessoas enquanto você as atualiza.

Obrigado por entrar em contato com {Business}. Devido a um nível incomum de atividade, as respostas são atrasadas. Prevemos responder à sua mensagem dentro de três dias úteis. Enquanto isso, sinta-se à vontade para entrar em contato com {Contact} em caso de necessidades ou solicitações urgentes.

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Não verifique o e-mail com muita frequência

Se você não verifica seu e-mail todos os dias, também deve usar as respostas automáticas para informar às pessoas como entrar em contato com você mais rapidamente e definir as expectativas de suas respostas.

Obrigado pelo seu email. Poderei responder à sua mensagem quando verificar meus e-mails na quarta-feira. Como alternativa, você pode entrar em contato comigo em {Alternative contact information}, e eu entrarei em contato com você em 24 horas}.

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Respostas fora do escritório

Quando você estiver fora do escritório, deixe uma resposta automática informando aos clientes quando você retornará e dando-lhes opções para contatar outros membros de sua equipe ou entrar em contato com você em caso de emergência.

Obrigado pelo seu email. Estou fora do escritório de {Date} a {Date} e responderei ao seu e-mail depois disso. Para necessidades urgentes, entre em contato com {Contact}. Em caso de emergência, você pode entrar em contato comigo em {Contato de Emergência}. Obrigado pela sua compreensão!

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Você também pode usar suas respostas fora do escritório para gerar leads enquanto estiver fora. Aqui estão alguns exemplos de como incentivar a ação por parte daqueles que tentam entrar em contato com você enquanto você está ocupado.

Lamento ter perdido seu e-mail. No momento, estou fora do escritório até {Data}. Entrarei em contato com você assim que possível quando retornar, ou você pode entrar em contato com {Contact}. Entretanto, já ouviu falar do nosso novo {Produto}? Confira aqui {Link}.

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Fora do escritório com promoção de conteúdo

Se sua empresa está produzindo conteúdo incrível (e deveria!), Comece a direcionar os contatos para esse material com respostas automáticas fora do escritório.

Obrigado pelo seu email. No momento, estou fora do escritório e retornarei em {Data}. Estou ansioso para me conectar com você então. Enquanto isso, confira nosso blog mais recente sobre {Topic}. Acho que vai lhe dar algumas dicas ótimas para melhorar seu próximo projeto de construção.

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Obrigado pelo seu email. No momento, estou fora do escritório e retornarei em {Data}. Estou ansioso para me conectar com você então. Entretanto, aprenda mais sobre os diferentes tipos de hipotecas e a situação atual das taxas de juro com a nossa newsletter semanal. Inscreva-se GRATUITAMENTE aqui {Link}.

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Fora do escritório para conferência ou viagem de negócios

Se você estiver fora do escritório em uma viagem de negócios para uma determinada área ou para uma conferência, poderá usar sua resposta automática para incentivar as pessoas a se conectarem com você lá. A resposta automática certa pode ajudar a melhorar sua rede de contatos e talvez ajudá-lo a cultivar alguns novos leads pessoalmente!

Obrigado pelo seu email! Atualmente, estou participando de {Conference} em {Location}. Se você estiver lá, eu adoraria entrar em contato. Entre em contato comigo em {Phone Number} ou passe em nosso estande {Booth Information}. Podemos até mesmo conectar-nos por meio de mídia social (identificador do Twitter e página do Facebook). Estou ansioso para falar com você!

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Depois de horas

Quando as pessoas entram em contato com você após o expediente, você ainda pode se conectar com elas usando respostas automáticas. Apenas certifique-se de avisar que você entrará em contato com eles pessoalmente assim que o escritório abrir novamente.

Olá, obrigado por entrar em contato com {Business Name}. Estamos fora do escritório agora, mas estaremos de volta e prontos para responder a você na segunda-feira.

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Olá! Obrigado pelo seu interesse em {Business}. Nosso horário de funcionamento é {Horário de funcionamento}. Entraremos em contato assim que abrirmos novamente ou você pode entrar em contato conosco novamente.

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Textos Transacionais

Às vezes, você precisa usar a resposta automática para comunicar informações importantes aos consumidores. Aqui estão alguns exemplos de ocasiões em que as respostas automáticas podem ser métodos úteis e que economizam tempo para a comunicação.

Lembrete de compromisso
Olá, {Customer Name}. Queremos apenas lembrar você sobre seu compromisso conosco amanhã com {Nome} às {Endereço} às {Horário}.

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Respondente Opt-in
Olá, {Name}. Obrigado por optar por {Nome do serviço escolhido}. Confirme sua decisão de aceitação respondendo Y para confirmar ou PARE para cancelar.

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Alerta de status
Olá {Name}. Queremos apenas informar que seu pedido estará pronto às {Time}. Envie uma mensagem de volta com todas as perguntas. Você pode alterar seu pedido até {Alterar prazo}.

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Como você pode ver, as respostas automáticas são uma maneira poderosa de manter contato com os contatos, mesmo quando você não pode respondê-los pessoalmente.

Com Sistema de CRM Gestão e Relacionamento com o Cliente (Customer Relationship Management), você pode criar e implementar essas respostas automáticas, personalizá-las para nomes de clientes e cenários específicos e ver melhorias em seu nível de envolvimento com leads e clientes como resultado. Deixe-nos mostrar como o Sistema de CRM Gestão e Relacionamento com o Cliente (Customer Relationship Management) pode fazer a diferença para você e agende uma demonstração gratuita hoje mesmo!