Os clientes esperam respostas rápidas. De questões de marketing e vendas a solicitações de suporte ao cliente, a resolução rápida de problemas é de importância crucial para  82% a 90% dos clientes . No mínimo, eles esperam ser mantidos no circuito quando há um atraso. Com mensagens de resposta automatizadas , as empresas podem manter contato com os clientes – mesmo se os funcionários estiverem fora do escritório.

Depender apenas de agentes para suporte é caro e impraticável, mesmo para empresas com orçamentos maiores. No entanto, na era centrada no cliente , transparência e comunicações claras são princípios vitais para a retenção de clientes.

Este artigo discutirá mensagens de resposta automatizadas em detalhes e mostrará como sua empresa pode alavancar essas ideias em vários canais para construir relacionamentos mais fortes com os clientes e impulsionar as vendas.

14 exemplos práticos de mensagens de resposta automatizadas (por canal)

O que é uma mensagem de resposta automática?

Mensagens de resposta automatizadas são respostas predefinidas que as empresas usam para se comunicar com os clientes durante cenários específicos, oferecendo atualizações rápidas sobre o que está acontecendo ou o que esperar em seguida. Por exemplo, se alguém está de férias ou há um atraso em um pedido.

Essas mensagens automatizadas são há muito tempo um recurso comum dos respondentes de e-mail, ajudando os clientes a saber quando alguém está fora do escritório. Nos últimos anos, a ampla adoção de mensagens de resposta automática deu lugar a uma variedade de usos em diferentes canais, oferecendo atendimento adicional ao cliente, mesmo quando a equipe de suporte humano não está disponível instantaneamente.

Por que as empresas devem usar mensagens de resposta automatizadas

O uso de respostas automáticas traz muitos benefícios comerciais excelentes. Aqui estão sete motivos pelos quais as mensagens de resposta automática estão aumentando.

Oferece transparência

Sempre que um cliente tem uma dúvida ou deseja uma atualização sobre algo, como o status do pedido, ele aprecia ser mantido a par, mesmo que seu ponto de contato esteja fora do escritório. Com uma resposta automática por e-mail, as empresas podem oferecer transparência, garantindo aos clientes que sua mensagem foi recebida e que eles receberão uma resposta assim que o funcionário retornar.

Oferece garantias

Sempre que possível, uma empresa deve fornecer atualizações sobre uma consulta em andamento ou situação de resolução. Com mensagens de resposta automatizadas, você pode oferecer aos clientes um cronograma ao vivo de quando você resolverá o problema. Essa comunicação proativa define as expectativas para o cliente e pode até impedi-lo de fazer uma reclamação ou deixar uma crítica negativa.

Aumenta o envolvimento

Os clientes estão abertos a informações quando acionam uma resposta automática e são mais propensos a abrir essas mensagens e clicar nos links. As altas taxas de abertura e cliques acontecem porque o tempo personalizado é tão importante quanto o conteúdo personalizado.

Fecha o ciclo

Quando um problema de suporte está em andamento, os clientes desejam ser atualizados. Deixar os clientes esperando por um feedback ou acompanhamento pode ser potencialmente prejudicial para o negócio. Voltando ao cliente, você pode fechar o ciclo de comunicação e colocar sua marca em uma boa luz.

Aumenta a satisfação do cliente

Mensagens de resposta automatizadas aumentam a satisfação do cliente de várias maneiras. O cliente obtém uma  resposta instantânea (ou quase instantânea) que economiza tempo de espera por uma atualização. Melhor ainda, eles recebem informações acionáveis ​​e sabem o que fazer ou esperar, o que dá clareza. Os clientes também têm a garantia de que seus problemas estão sendo atendidos, o que reduz as dúvidas sobre como lidar com seu negócio.

Melhora a retenção de clientes

Quando você recebe feedback do cliente e o aplica ou responde, o cliente se sente investido em sua marca. Naturalmente, quando os problemas são resolvidos para os clientes, eles sentem que a marca se preocupa com suas necessidades e, assim, passam a confiar um pouco mais na marca. E com confiança, a fidelidade à marca pode crescer.

Autoresponders não estão mais limitados a mensagens de e-mail

Autoresponders foram além da caixa de entrada de e-mail. As empresas estão implantando sequências de resposta automática em plataformas de bate-papo como Messenger , WhatsApp e SMS.

14 exemplos práticos de mensagens de resposta automatizadas (por canal)

Imagem: os clientes podem usar mensageiros omnicanal como o JivoChat para responder automaticamente a leads e clientes em vários canais.

Como a personalização é fundamental, as empresas recorreram aos  chatbots , apoiando-se na inteligência artificial para ajudar a criar experiências mais personalizadas para seus públicos.

Você pode pensar que entregar as rédeas do atendimento ao cliente aos robôs pode fazer com que sua empresa pareça menos pessoal. Mas, na realidade, a tecnologia de IA permite que as empresas ofereçam uma experiência mais personalizada. Os chatbots ajudam as empresas a criar fluxos de conversação automáticos complexos que podem levar em conta vários cenários e ainda atender às necessidades específicas de cada cliente, em vez de fornecer respostas prontas.

Um estudo da Juniper Research prevê que os chatbots gerarão US $ 112 bilhões em vendas no varejo até 2023. Mas isso não se limita aos resultados voltados para o cliente. As empresas esperam que os chatbots conversacionais aumentem a produtividade da equipe, enviando-lhes acompanhamentos automáticos para tarefas agendadas.

Além disso, os chatbots ajudam as empresas a manter a preservação de vários clientes em todos os canais. A era do envio de respostas automáticas por email acabou – respostas automatizadas e mensagens personalizadas são o único caminho a seguir.

14 exemplos de mensagens de resposta automática (por canal)

Vamos explorar 14 exemplos comuns de mensagens de resposta automática. Vamos dividi-los por canal, começando com o e-mail.

Exemplos de respondentes de e-mail

O e-mail não vai a lugar nenhum. Sem a intensa competição dos canais de mídia social, o e-mail está repleto de oportunidades de marketing personalizadas, tornando os exemplos de resposta automatizada uma ferramenta altamente eficaz para cultivar relacionamentos e gerar conversões.

Aqui estão três exemplos de respostas automáticas por e-mail:

Resposta automatizada de e-mail fora do escritório

Uma resposta automática de e-mail fora do escritório ajuda a gerenciar a comunicação para quando você estiver de férias ou de férias. Esta mensagem não precisa ser elaborada. Embora algumas pessoas forneçam razões específicas pelas quais estão ausentes, isso não é necessário.

Estes são os três componentes mais essenciais de uma resposta automática por e-mail fora do escritório:

  • Deixe as pessoas saberem quais opções elas têm enquanto você estiver indisponível
  • Diga a eles quando eles podem esperar uma resposta sua
  • Dê a eles um e-mail ou contato telefônico para assuntos urgentes

Resposta automatizada “recebemos sua mensagem”

Enviar um e-mail automático para que os clientes ou clientes em potencial saibam que você recebeu sua solicitação é um grande passo para construir confiança. Os clientes querem saber que você os ouviu e que fará algo a respeito de seus pedidos. Seguindo rapidamente com um e-mail, as empresas podem fornecer um toque pessoal que faz as pessoas se sentirem mais do que um ponto de dados.

Email de abandono de carrinho automatizado

69% dos compradores abandonam seus carrinhos, muitas vezes por causa de um processo de checkout confuso ou alguma dúvida final sobre o produto ou marca. Nem todo cliente em potencial está pronto para comprar na primeira visita ao seu site. A menos que eles tenham um relacionamento anterior com você, levará um pouco de tempo para construir a confiança primeiro.

Os e-mails do carrinho de abandono permitem que sua empresa crie uma mensagem pessoal que fala diretamente com o cliente. Você também pode incluir descontos especiais ou uma oferta por tempo limitado para incentivar as pessoas a voltarem ao caixa. Freqüentemente, essa tentativa de criar FOMO (medo de perder) pode fazer os compradores quererem comprar o spot.

Um e-mail de abandono de carrinho automatizado ajuda sua empresa a recuperar vendas potencialmente perdidas, o que torna este exemplo uma das respostas automáticas mais lucrativas que você pode criar. Os compradores abrem 45% dos e-mails de abandono do carrinho. Dos que são abertos, 21% clicam para a página do produto e 50% compram.

Email de boas-vindas automatizado

Para muitas marcas, o e-mail automatizado de boas-vindas é uma reflexão tardia redundante que oferece pouco valor aos assinantes. No entanto, com uma estratégia bem pensada, você pode usar essa resposta automática por e-mail para construir engajamento de várias maneiras, como:

  • Responda ao seu email
  • Participe de um concurso ou sorteio
  • Baixe seu e-book grátis
  • Resgatar um desconto
  • Complete a pesquisa

Os e-mails de boas-vindas têm uma taxa de abertura que ultrapassa 91% , o que é uma grande chance de se conectar com clientes em potencial. Não perca esta oportunidade de convidar seus usuários para uma ação.

Exemplos de mensagens automáticas de chat ao vivo

Quando você pode conhecer pessoas onde elas já estão ativas, melhora a experiência do cliente. O software de chat ao vivo e plataformas como Slack e WhatsApp facilitam conversas em tempo real.

As pessoas usam esses serviços quando desejam respostas mais rápidas, portanto, as empresas têm muito a ganhar quando atendem às expectativas dos clientes com respostas automatizadas, como as apresentadas a seguir.

Mensagem automatizada “offline”

Quando você está offline, os clientes devem saber que não devem esperar. Caso contrário, eles podem ficar frustrados. Diga-lhes para deixarem uma mensagem e você entrará em contato com eles em um horário especificado.

Mensagem da base de conhecimento automatizada

Uma base de conhecimento é um portal de autoatendimento que oferece aos clientes acesso rápido e fácil às informações sobre os processos, produtos e serviços de uma empresa. Às vezes, os clientes podem não conseguir encontrar o que procuram, por isso é uma boa ideia incluir uma opção de chat ao vivo, permitindo que as pessoas iniciem uma conversa se precisarem de ajuda.

Nesse caso, você pode usar mensagens de resposta automática como estas:

  • Não encontrou a resposta? Converse conosco.
  • Você ainda está procurando? Converse com nossa equipe de suporte para encontrar a resposta.

Você pode automatizar essas mensagens para  acionar o chat ao vivo sempre que um visitante do site estiver na página da base de conhecimento por um período definido, como mais de dois minutos.

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Mensagem da página de checkout automatizado

Você pode usar uma mensagem de página de checkout automatizado para incentivar as pessoas a fazerem compras. Por exemplo, os proprietários de lojas de comércio eletrônico podem configurar um gatilho de chat ao vivo para reconquistar os visitantes antes que abandonem o carrinho.

Nesse caso, você pode usar mensagens de resposta automática como estas:

  • Precisa de ajuda para finalizar seu pedido? Vamos conversar sobre isso.
  • Não consegue decidir o que você quer? Nossa equipe está à disposição para ajudá-lo a fazer a escolha certa.
  • Ei! Não se preocupe com as taxas de entrega – oferecemos entrega gratuita em todos os produtos!

Mensagem automatizada de bate-papo ao vivo do tipo “fale conosco”

Quando um visitante chega ao seu site, você pode iniciar uma conversa com uma mensagem automática “entre em contato” para que os visitantes saibam que você está lá para ajudar.

Nesse caso, você pode usar mensagens de resposta automática como estas:

  • Estamos disponíveis no chat ao vivo! Pergunte-nos qualquer coisa.
  • Não tem certeza de onde ir em seguida? Deixe uma mensagem para obter ajuda rápida.

Quando um visitante clica em sua página ‘Fale conosco, é uma indicação clara de que ele deseja falar com você. O mensageiro omnicanal do JivoChat torna mais fácil para as empresas acionar uma resposta automatizada de bate-papo ao vivo, oferecendo aos visitantes do site várias opções de contato.

Amostras de mensagem de resposta do bot de bate-papo

Os chatbots de IA possibilitam iniciar e conduzir conversas com seus clientes e leads sem nenhum agente humano. Aqui estão dois exemplos comuns de respostas automatizadas que você pode usar com chatbots:

Respostas automáticas de “status do pedido”

Uma resposta automática ao status do pedido ajuda a definir as expectativas do cliente depois que ele faz um pedido. Com um chatbot, você pode fornecer respostas rápidas e automatizadas às perguntas mais frequentes que os clientes possam ter sobre seus pedidos.

Em vez de perder tempo usando humanos, você pode configurar respostas automáticas para eliminar interações tediosas como essa, garantindo que você mantenha os clientes informados e liberando a equipe para se concentrar em outras tarefas.

Mensagens automáticas da página de preços

Se as pessoas visitarem sua página de preços, elas já estão considerando seus produtos ou serviços. No entanto, não importa quantas informações sua página de preços possa oferecer, muitas pessoas vão querer falar com um humano antes de fechar um negócio – especialmente para itens de preço mais alto.

Ao decidir sobre uma compra, a maioria dos compradores deseja respostas rapidamente. Os agentes humanos nem sempre estão disponíveis para fornecer uma resposta personalizada, mas o seu chatbot está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Você pode até criar um chatbot explicitamente projetado para capturar leads em sua página de preços.

Exemplos de respostas automáticas de mensagens de texto

Com uma  taxa de abertura de 98% , nada se compara às mensagens de texto para oportunidades de engajamento. Se você tem uma mensagem que não quer que seus clientes percam, enviar uma mensagem de texto automática pode salvar o dia. Aqui estão dois exemplos comuns:

Lembrete de compromisso automatizado

Se você tiver um compromisso com seu cliente, certifique-se de que ele não o perca. Assim, você pode enviar a eles um pequeno lembrete automático de compromisso por texto, que confirma os detalhes do compromisso, como local, dia e hora.

Alerta de status automatizado

Os alertas de status informam os clientes sobre as mudanças que eles precisam saber ou sobre as quais agir. Por exemplo, você pode usar um SMS de alerta de status para notificar os clientes sobre problemas com suas informações de faturamento ou configurações de conta. Outro exemplo é uma companhia aérea que pode informar aos passageiros detalhes de voos atualizados, como um possível atraso ou alteração no número do portão.

Exemplos de respostas automáticas do Facebook Messenger

Em uma página empresarial do Facebook (ou em seu canal do Facebook Messenger), os usuários podem ver a rapidez com que a empresa normalmente responde às mensagens.

Mais rápido é sempre melhor neste canal, mas nem sempre você pode estar no aplicativo para acessar todos os bate-papos. É aí que as suas respostas automáticas do Facebook Messenger irão ajudá-lo.

Mensagem automatizada de “quanto tempo até respondermos”

Sem dúvida, você já viu esta resposta do Facebook Messenger, pois é uma resposta instantânea em muitas páginas de negócios que permite que as pessoas saibam quanto tempo devem esperar antes de receber uma resposta da empresa. Se eles precisarem falar ou bater um papo com você, uma mensagem automática “quanto tempo até respondermos” oferece alguma transparência e pode ajudar com credibilidade – fornecendo um acompanhamento a tempo!

Mensagens de compromisso automatizadas

Sua empresa pode usar o Facebook Messenger para permitir que os clientes agendem compromissos. Por exemplo, uma clínica de cuidados com a pele ou cabeleireiro pode configurar essas mensagens para marcar consultas e fazer o acompanhamento com os clientes.

Este recurso é uma maneira inteligente de agilizar seu sistema de reservas sem ter que receber todas as mensagens ou ligações dos clientes.

Práticas recomendadas para criar mensagens de resposta automática bem-sucedidas

Você pode aprender muito com os exemplos de mensagens de resposta automática acima. Mas antes que você esteja pronto para implementar essas ideias em sua própria estratégia de comunicação com o cliente, é importante se familiarizar com algumas das melhores práticas:

Personalizar respostas automáticas

Os usuários também adoram mensagens personalizadas; até  75% dos consumidores preferem marcas que oferecem ofertas personalizadas. Melhor ainda, 86% dos profissionais de marketing relatam um crescimento mensurável dos negócios a partir de suas campanhas de personalização.

Você pode usar a personalização de várias maneiras, como:

  • Nas linhas de assunto do seu e-mail
  • Ligar para os clientes pelo primeiro nome,
  • Reconhecer os interesses dos usuários, dicas comportamentais e hábitos de compra anteriores

Para realmente aproveitar essa estratégia, experimente acionadores de bate-papo ao vivo personalizados. Se você fizer isso no momento certo, poderá incentivar os visitantes a passar mais tempo dourando as páginas de seus produtos, dando a você mais tempo para convertê-los.

Defina as expectativas

Quando você deseja ter sucesso com mensagens de resposta automática, é fundamental fornecer aos clientes um tempo estimado antes que eles obtenham uma resposta. Ao definir as expectativas antecipadamente, você nega (ou pelo menos minimiza) o risco de os clientes ficarem frustrados e ou irritados com sua empresa.

Deixe seus usuários saberem o que esperar de seu agente e da marca. Você pode dar a eles opções de escolha e guiar a conversa com base em suas preferências.

Considere qualquer coisa que possa se tornar um ponto de atrito, como tempo de espera, serviço, taxas de entrega ou preços, e explique-o claramente, para que não haja mal-entendidos.

Ofereça opções de contato alternativas

Quando seus usuários não conseguirem entrar em contato com você, informe-os sobre as opções que eles têm. Para quem eles devem ligar ou enviar e-mail para obter ajuda?

Forneça a eles um endereço de e-mail ou número de telefone alternativo para ligar e deixe as instruções de que podem precisar para iniciar o contato. Quando você fornece outro canal para o cliente resolver o problema, ele garante que ele não seja esquecido.

Explique “o que vem a seguir”

Se o seu cliente acabou de preencher um formulário, use mensagens de resposta automatizadas para explicar a próxima etapa. Se eles não precisarem realizar nenhuma ação, informe-os.

Não deixe quaisquer perguntas – ou possíveis perguntas – sem solução. Não use linguagem ambígua ou jargão ao se comunicar com os clientes. Faça a mensagem o mais direta possível, dando ao seu cliente uma imagem clara do que acontece a seguir.

Configure mensagens de resposta automática multicanal hoje

Mensagens de resposta automatizadas podem ajudar sua empresa a maximizar seus recursos, fortalecer relacionamentos com clientes e construir credibilidade. O melhor de tudo é que, como você pode automatizar essas mensagens, é uma estratégia escalonável que pode ser implementada em vários canais conforme sua empresa cresce.

De e-mail a mensagens de texto, chatbots no local, Facebook Messenger e WhatsApp, as mensagens de resposta automatizadas permitem que você ofereça uma experiência aprimorada ao cliente, nutrindo a confiança e o entendimento de seu público.