12 dicas para tornar suas reuniões virtuais mais profissionais

Mais funcionários estão trabalhando em casa, mais reuniões são realizadas online e mais candidatos estão entrevistando via webcam. Quando você está em uma reunião virtual com um colega, gerente de contratação ou cliente por meio de uma plataforma de conferência como Skype, Zoom, Teams ou Slack, esse ambiente virtual se torna parte da sua marca pessoal. Se as reuniões virtuais que você organiza são atormentadas por problemas técnicos, áudio não profissional e distrações, sua marca pessoal parecerá áspera e caótica. Por outro lado, se você realizar reuniões virtuais sem soluços, sua marca pessoal parecerá polida e profissional.

Como alguém que organiza regularmente reuniões de clientes e seminários online por meio de conferência online e plataformas online, eu gostaria de compartilhar algumas dicas práticas sobre como criar uma marca pessoal memorável e profissional quando estiver “conhecendo” alguém virtualmente.

Criar um escritório remoto profissional

1. Trabalhe em uma sala silenciosa e alcatifada

Se o seu quarto estiver vazio e sem carpete, poderá resultar em áudio oco e eco que distrai os outros. Salas atapetadas com móveis macios tendem a criar o melhor áudio durante conferências na web. Se a sala da qual você está ligando não tem carpete, até colocar um tapete no chão e algumas almofadas no chão podem reduzir a reverberação e criar um som mais quente.

2. Use fundo neutro

Embora plantas, estantes ou molduras de aparência profissional em seu plano de fundo não sejam necessariamente um problema, a abordagem mais segura é simplesmente ter uma parede de cor neutra em segundo plano. Tons de cinza ou branco podem funcionar especialmente bem. Qualquer coisa que distraia em segundo plano distrairá o conteúdo do que você está dizendo.

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3. Crie boa iluminação

Os quartos mal iluminados parecem pouco profissionais e datados. Verifique se sua mesa possui uma luz forte, mas suave, que pode iluminar seu rosto durante sua videoconferência. Eu recomendo ter duas lâmpadas de mesa LED com intensidade e matiz ajustáveis ​​em cada lado da webcam direcionadas para o seu rosto, para que você possa ajustá-lo de acordo com as condições da luz do dia e criar uma iluminação uniforme no seu rosto. Uma lâmpada grande também pode funcionar.

4. Use laptop, não telefone

Acredite ou não, muitas pessoas optam por fazer chamadas em conferência através de seus smartphones porque os aplicativos tendem a ser muito convenientes de usar. Não é uma boa ideia. Use o seu laptop ou computador de mesa para fazer a ligação, o que permite que você faça anotações com facilidade e tenha uma imagem estável, o que é quase impossível se você estiver segurando o telefone ou tentando equilibrá-lo em sua mesa.

Verifique se a instalação técnica está correta

1. Teste a tecnologia

Embora não seja possível evitar completamente a ocorrência de problemas técnicos, você pode reduzir a probabilidade de surpresas técnicas reservando um tempo para testar seu aplicativo de conferência na Web muito antes da sua reunião ou entrevista virtual. Na primeira utilização, muitos programas como o Microsoft Teams, Whereby ou Zoom precisam que você conceda explicitamente permissões de compartilhamento de tela, acesso a áudio e webcam aos programas que envolvem a reinicialização do programa e / ou do sistema. Você vai querer fazer com antecedência.

2. Eleve sua webcam ao nível dos olhos

As pessoas tendem a colocar seus laptops em suas mesas durante reuniões virtuais, mas isso geralmente resulta em webcams sendo posicionadas de maneira desajeitada com a câmera inclinada para cima. Todos nós já estivemos em ligações onde você olha o nariz da pessoa do outro lado, o que pode ser bastante desanimador (e até ameaçador). Verifique se a webcam está no nível dos olhos, para que sua imagem pareça mais natural, como se vocês dois estivessem sentados um diante do outro na mesma mesa. A maneira mais fácil de fazer isso com um laptop é simplesmente colocá-lo em cima de uma caixa.

3. Use um bom microfone

Eu uso um MacBook e o microfone embutido é muito bom para o uso diário, mas como alguém que grava regularmente entrevistas com pessoas para o meu podcast, descobri que, na grande maioria dos casos, os microfones externos soam melhor do que os embutidos. em microfones de computador. Se você não deseja investir em um microfone de mesa externo, apenas mudar para os fones de ouvido fornecidos com o telefone criará um perfil sonoro de conversação mais íntimo.

4. Posicione a janela da conferência perto da câmera

Você pode ficar tentado a maximizar o aplicativo da conferência para tela cheia, para que a imagem de todos os outros pareça grande na tela. Em vez disso, torne o aplicativo da conferência o menor possível e posicione-o ao lado da câmera do computador. Dessa forma, quando você olha para a imagem de vídeo da pessoa com quem está falando no aplicativo, seu olhar não parece apontado para uma direção completamente diferente. Tente. Você verá o que eu quero dizer.

Faça reuniões “virtuais” parecerem reais

1. Vista a peça

Se você estiver em uma chamada apenas de áudio, talvez sinta-se à vontade para deixar seu pijama e chinelos embaçados. No entanto, vestir-se profissionalmente é uma obrigação. Eu recomendo que você se vista como se estivesse se encontrando com os outros participantes pessoalmente. Isso vale para o seu fundo também. Mesmo que os confortáveis ​​shorts de prancha ou calças de jogging havaianas não sejam visíveis na tela, eles afetam a forma como você se sente, o que afeta a maneira como você fala e interage.

2. Desative as notificações

Evite popups que causam distração, desligando aplicativos estranhos ou ativando “Não perturbe” se você estiver executando o MacOS. Embora você possa simplesmente ignorá-las, as notificações foram projetadas especificamente para atrapalhar sua atenção. Pior ainda, se você compartilha compartilhamento de tela, provavelmente não quer que todos vejam que seu parceiro está a caminho do supermercado quando apresentar números de vendas trimestrais.

3. Olhe para a câmera, não para a tela, ao falar

Embora isso exija alguma prática, profissionais experientes que fazem muitas chamadas em conferência na Web fazem questão de olhar para a webcam ao falar ou ouvir uma pessoa específica na chamada, em vez de ver a imagem do vídeo. Enquanto olhar para a imagem de alguém é perfeitamente natural (o que fazemos pessoalmente), olhar para a câmera dá a impressão de que você está olhando diretamente para ela, o que cria uma conexão mais forte. Embora sutil, parece diferente.

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4. Evite multitarefa

Por mais tentador que seja responder a e-mails ou navegar pelo seu feed do Instagram durante uma reunião virtual (ninguém notará, certo?), Evite fazê-lo. Mesmo se você for um multitarefa mestre, qualquer coisa que você faça que não esteja relacionada à reunião em si impedirá que você participe e absorva totalmente o conteúdo. Entendo que estar totalmente presente em todas as reuniões é difícil, especialmente aquelas que você acha que não são necessárias. No entanto, para aquelas reuniões que realmente importam, você deve se concentrar no que está sendo dito, como se estivesse lá pessoalmente.

Reuniões virtuais são uma plataforma onde você pode brilhar

Embora as reuniões virtuais pareçam simples, todos nós participamos de reuniões que dão errado. Ao levá-los tão a sério e atenciosamente quanto às reuniões físicas pessoalmente, você pode usá-los como uma maneira de criar uma marca pessoal positiva para ser conhecido como alguém com conhecimento digital, atual e profissional – qualifique seus clientes, colegas e partes interessadas valorizarão se você o conhece virtualmente ou pessoalmente.

Author

Neto Menezes

Neto Menezes é um consultor de marketing com uma vasta experiencia na area de marketing digital, SEO e Criação de sites. Depois de 6 anos trabalhando para grandes empresas e grandes agencias fundou sua própria marca e vem ao longo dos anos conquistando mercado e provando para seus clientes que o marketing não é feito de ações e sim de resultados. a sua grande experiencia alinhada com as melhores ferramentas do mundo faz com que Neto Menezes saia na frente de qualquer concorrente fazendo analises precisas, faz com que o cliente economize tempo, poupe esforços e dinheiro.